Een huurder appt: ‘Er lekt iets onder de gootsteen.’ Een collega stuurt het bericht door naar de monteur. Die komt donderdag langs. Vrijdag vraagt de huurder of er al iets is gebeurd. In de agenda staat een afspraak, maar niemand weet of het probleem is verholpen.
Dit voorbeeld laat zien waar het misgaat: de afspraak is vastgelegd, de opvolging niet. Gebruik onderstaande werkwijze voor één open melding en kijk of een collega die zonder telefoontje van je kan overnemen.
1. Intake: vijf gegevens die je direct wilt hebben
| Gegeven | Vraag die je kunt stellen |
|---|---|
| Adres en plek | Om welke woning en welke plek in die woning gaat het? |
| Probleem en tijdstip | Wat zie of hoor je, en sinds wanneer? |
| Beeld | Kun je veilig een overzichtsfoto en een detailfoto maken? |
| Actuele situatie | Gebeurt het nog? Is er zichtbare schade of verandert de situatie? |
| Afstemming over toegang | Wie kunnen we bereiken om een afspraak te maken? |
Vraag bij een onveilige situatie niet om eerst foto's te maken. Volg je bestaande spoedprocedure. Houd in het dossier alleen informatie bij die je nodig hebt om het werk af te handelen.
2. Maak van de melding een werkopdracht
Schrijf bij de melding wie de volgende stap zet, wat die persoon moet doen en wanneer iemand controleert of dat is gebeurd. Zet ook de afgesproken update aan de huurder erbij. Dat kan een ander moment zijn dan de afspraak met de leverancier.
Voorbeeldnotitie: ‘Leverancier heeft een overzichtsfoto nodig. Beheerder vraagt die vandaag op en controleert morgenochtend of die binnen is. Huurder krijgt morgen een update, ook als de afspraak nog niet rond is.’
Daarmee ziet een collega meteen wat er ontbreekt. Zet de informatie bij het betreffende pand of de taak, zodat de afspraak niet alleen in een persoonlijke inbox staat.
3. Vrijdagcheck: op wie wacht de melding?
- Huurder: welke informatie of afspraak ontbreekt? Wie vraagt die op?
- Leverancier: wacht je op een offerte, datum of terugkoppeling? Wanneer volg je op?
- Eigenaar: welk besluit is nodig en welke informatie heeft de eigenaar daarvoor nodig?
- Beheerteam: wie is aan zet en op welke datum controleer je het resultaat?
Loop vooral de meldingen langs waarvan de controledatum voorbij is. ‘In behandeling’ vertelt je waar de melding staat in je systeem. ‘Wacht op offerte, maandag opvolgen’ vertelt je wat je moet doen.
4. Afsluitcheck: is het werk klaar?
- Leg vast welk werk is uitgevoerd.
- Controleer of het probleem is opgelost of dat er een vervolg nodig is.
- Bewaar relevante terugkoppeling, foto's of een werkbon bij de melding.
- Geef de huurder de afgesproken update en leg vast dat die is gegeven.
- Plan eventuele vervolgactie met een verantwoordelijke en datum voordat je de lopende taak afsluit.
Kopieerregel voor je eigen overzicht: pand · melding · wacht op · verantwoordelijke · volgende actie · controledatum · update huurder · uitkomst.
Werk je met Propty, dan kun je een taak een verantwoordelijke, prioriteit en planning geven. Probeer de werkwijze eerst op één lopende melding. Wil je zien hoe dat in het platform werkt? Plan een demo.
Ook een overdracht voorbereiden? Gebruik de checklist voor huurderswissels.
Gebruik Propty om dit zelf te doen
Plan een korte demo en ontdek hoe Propty jouw huurbeheer en administratie automatiseert.
Plan een demo